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Datenschutzerklärung für das Extranet

Die Online-Plattform https://admin.td-architekten.com/extranet (nachfolgend das „Extranet“ genannt) umfasst die registrierungspflichtigen Seiten des Webportals der trabitzsch dittrich architekten gmbh. Das Extranet ist passwortgeschützt und bleibt somit nur nach bestimmten Kriterien auserwählten Personengruppen zugänglich.

Zu Benutzergruppen des Extranets zählen:

  • Mitarbeiter von trabitzsch dittrich architekten gmbh
  • Externe Mitarbeiter von trabitzsch dittrich architekten gmbh
  • Dienstleister und Beteiligte an Projekten  der trabitzsch dittrich architekten gmbh

Die Geschäftsführung kann die Zugangsberechtigung zum Extranet jederzeit widerrufen.

1. Datenerhebung

Mit der Akzeptanz der Datenschutzbestimmungen für das Extranet erklärt sich der Nutzer einverstanden, folgende personenbezogene Daten (Basisdaten), die für die Verfolgung des Projektziels, zur Gestaltung der Zusammenarbeit innerhalb eines Projekts mit der trabitzsch dittrich architekten gmbh und zur Betreuung und Verwaltung von Mitarbeitern bzw. Projektbeteiligten notwendig essentiell sind: (Vorname, Name und E-Mailadresse). Um die Verwaltung von Benutzern zu erleichtern bzw. den Austausch von Benutzern mit gleichen Interessen zu verbessern, werden auf freiwilliger Basis weitere Daten erhoben.

Benutzer, die trabitzsch dittrich architekten gmbh ihre E-Mailadresse zur Verfügung gestellt haben, haben die Möglichkeit, sich mit der hinterlegten E-Mailadresse und im Extranet  zu registrieren und ein persönliches Passwort sowie einen Benutzernamen zu bestimmen.

Im passwortgeschützten Extranet können die Benutzer auf ihrer individuellen Profilseite  prüfen, welche Stammdaten (Basisdaten und freiwillige Angaben) der Benutzerverwaltung vorliegen. Abgesehen von den Daten, die für die Identifizierung des Mitglieds bzw. des Benutzers zwingend erforderlich sind, können die dort angezeigten Stammdaten durch die Benutzer selbst geändert werden.

2. Datenspeicherung

Die personenbezogenen Daten werden in einem EDV-System gespeichert, zu dem nur Personen Zugang haben, die aufgrund ihrer Funktion oder Aufgabe bei trabitzsch dittrich architekten gmbh dazu ausdrücklich ermächtigt wurden und eine Datenschutzverpflichtung unterschrieben haben. Darüber hinaus können externe Dienstleister mit der Datenspeicherung beauftragt werden. Der externe Dienstleister muss ein geeignetes Datenschutzkonzept (Datenschutzerklärung, Verschwiegenheitsklauseln, etc.) nachweisen.

Die personenbezogenen Daten werden dabei gemäß Anlage zu § 9 BDSG durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (insbesondere durch Kontrolle von Zutritt, Zugang, Zugriff, Weitergabe, Eingabe, Beauftragung und Verfügbarkeit sowie durch Datentrennung) vor der Kenntnisnahme unbefugter Dritter geschützt.

3. Datennutzung

Die unter 1 genannten personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur zur Verfolgung der Projektziele bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitarbeitern bzw. Projektbeteiligten genutzt. Dies erfolgt nur dann, sofern keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. Wenn der Nutzung bestimmter Daten widersprochen wird, werden die entsprechenden Daten gelöscht. Wenn die Löschung der Daten aus technischen Gründen nicht möglich ist, wird die betroffene Person davon unterrichtet. Daten, die gesetzlichen Bestimmungen unterliegen (z.B. finanzamtsrelevante Unterlagen) werden nach Ablauf der entsprechenden Fristen, spätestens nach 10 Jahren, gelöscht.


Die Nutzung von personenbezogenen Daten individueller Mitglieder erfolgt nur durch Personen, die eine Datenschutzbestimmungen für das Extranet akzeptiert haben.

3.1 Datenzugriff

Zeichnungsberechtigte Vorstandmitglieder erhalten Zugriff auf alle Daten von Mitarbeitern und Projektbeteiligten im Extranet, sofern diese zur Aufgabenerledigung benötigt werden. 

Externe IT-Dienstleiter, die  der trabitzsch dittrich architekten gmbh zum Datenschutz verpflichtet sind, erhalten im Rahmen der Mitgliederverwaltung und -betreuung Zugriff auf alle Mitglieder- bzw. Benutzerdaten.

3.2 Datenweitergabe innerhalb des  trabitzsch dittrich architekten gmbh

Personenbezogene Daten von individuellen Extranet-Benutzern werden intern grundsätzlich nur weiter gegeben, wenn dies den Projektzielen bzw. der Betreuung von Mitgliedern bzw. Benutzern dient.
Die Weitergabe von personenbezogenen Daten der Mitglieder bzw. Benutzer erfolgt nur an Mitarbeiter und Dienstleister, die sich schriftlich verpflichtet haben, bei der Nutzung die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

3.3 Datenweitergabe an Dritte

Personenbezogene Daten der Mitarbeiter, Projektbeteiligten und Dienstleister unserer Projekte sowie jene der Benutzer des Extranets werden ohne Zustimmung der Betroffenen nicht zu Werbezwecken an Dritte weitergegeben. Zum Zweck der Zustellung von projektbezogenen Dokumenten bzw. der brieflichen Kommunikation mit seinen Mitarbeitern und Dienstleistern behält sich die trabitzsch dittrich architekten gmbh vor, personenbezogene Daten der Mitglieder auch an Dritte (z.B. Versender) weiterzuleiten, die ihrerseits dem Datenschutz verpflichtet sind. Dritte werden verpflichtet, die vom Verein überlassenen Daten nur für die verabredeten und nicht für eigene Zwecke zu nutzen und sämtliche Daten nach Abschluss des jeweilig definierten Auftrages zu vernichten.

4. Veröffentlichung

(a) Extern

Die trabitzsch dittrich architekten gmbh macht besondere Ereignisse und Aktivitäten in Pressemitteilungen oder im Extranet bekannt. Dabei können Fotos und personenbezogene Mitglieder-Benutzerdaten veröffentlicht werden.

Das einzelne Mitglied bzw. der einzelne Benutzer kann jederzeit gegenüber der Mitgliederverwaltung einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied bzw. der widersprechende Benutzer eine weitere Veröffentlichung

(b) Intern

Im Extranet kann jedes Mitglied bzw. jeder Benutzer jederzeit selbst festlegen, ob und welcher Teil seiner Profil-Daten für andere Nutzer des Extranets sichtbar sein soll.

5. Löschung

Bei Verlust der Zugangsberechtigung zum Extranet werden alle personenbezogenen Daten der Betroffenen grundsätzlich gelöscht, sofern diese nicht die Projektfortführung betreffen und unserer DokumentationsPflicht entsprechen. Diese Daten bleiben gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre nach der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch die Mitgliederverwaltung gespeichert. Sie sind in dieser Zeit gesperrt und werden mit Ablauf der Frist gelöscht.

Unterlagen und Datenbanken, die von der  trabitzsch dittrich architekten gmbh nicht mehr benötigt, werden so entsorgt, dass Dritte keine Kenntnis von den darin enthaltenen personenbezogenen Daten erlangen können.